8. Datenerfassung / Metadaten

Aus DIFA Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Etiketten

Die Funddaten befinden sich üblicherweise auf kleinen Etiketten aus Papier oder Karton („Fundortetiketten“), die bei genadelten Exemplaren unter dem Tier auf die Nadel gespießt werden. Pro Tier bzw. pro Nadel können mehrere Etiketten vorhanden sein; neben dem eigentlichen Fundortetikett gibt es oft noch ein Herkunftsetikett („ex coll. Franz Müller“ / „Ankauf 1961“ / „Guinea-Expedition 1908“) oder ein bis mehrere Bestimmungsetiketten. Sind Teile des Tieres entfernt worden und werden als separates Präparat aufbewahrt (Genitalorgane, Fühler, Beine, Flügel etc.), existiert normalerweise ein Eitkett mit entsprechendem Hinweis (z.B. „Genitalpräparat Nr. 1234“).

Bei Alkoholmaterial sollte sich das Etikett mit im Aufbewahrungsbehälter, also in der Flüssigkeit befinden. Außen am Behälter angebracht (aufgeklebt) besteht immer die Gefahr, dass sich der Klebstoff mit der Zeit löst und das Etikett abfällt. Seltener ist der Behälter an der Außenseite direkt beschriftet, etwa mit Permanentschreiber für Kunststoffoberflächen. Auch diese Methode ist auf Dauer nicht praktikabel. Benetzungen mit Alkohol, Schweiß und Talg lassen solche Beschriftungen mit der Zeit verblassen oder verschmieren.

Workflow: Fundort- und alle sonstigen Etiketten werden bei der Dokumentation der Belegexemplare üblicherweise mitfotografiert. Bei Trockenpräparaten bedeutet dies nur einen geringen Aufwand, da die Etiketten zum Fotografieren des Belegs ohnehin von der Nadel genommen werden müssen. Problemtisch können sehr alte Etiketten sein. Diese sind oftmals porös und können beim Abnehmen von der Nadel in viele kleine Stücke zerbrechen. Es muss vor der Fotografie geprüft werden, ob man solch ein Risiko eingehen möchte.

Etiketten aus Alkoholbehältnissen von kleinem Durchmesser sind häufig mehr oder weniger eingerollt, manchmal gefaltet, und müssen entsprechend flach ausgebreitet werden, bieten aber sonst kaum fotografische Probleme. Wenn nötig kann das Etikett unter eine kleine Glasplatte (z. B. Objektträger) gelegt werden.

Es ist zu beachten, dass bei beidseitig beschrifteten Etiketten auch die Rückseite mitfotografiert wird.

Minimalanforderungen

Fundortetiketten müssen mit dem Funddatum, dem Fundort (am besten mit geografischen Koordinaten) und dem Namen des Finders versehen sein. Die Abkürzung „leg.“ steht dabei für legit (lat.) = hat gesammelt. Ergänzen kann man Fangmethode (z.B. Lichtfang, Malaise-Falle), Fangsituation (z.B. unter Steinen, unter Rinde, auf Blüte) oder spezifische Fundortbeschreibungen (z.B. Biotop, Pflanzengesellschaft).

Ist ein Tier bestimmt worden, muss ein Bestimmungsetikett angefertigt werden. Als Angaben müssen der tArtname, der Autor, der Name des Bestimmers und das Bestimmungsdatum angegeben werden. Die Abkürzung „det.“ steht dabei für determinavit (lat.) = hat bestimmt.

Zum Beispiel
Fundortetikett:

Deutschland, BW, 70839 Gerlingen,
Steinbruch Krummbachtal (Lichtfang).
N48°46’38.28‘‘ E09°03’50.04‘‘
leg. R. Müller  3.7.2010

Bestimmungsetikett:

Musca domestica 
Linnaeus, 1758 
det. R. Müller, 25.7.2010


ABCD (Access to biological collection data)

Der große Informationsgehalt einer naturkundlichen Sammlung bedingt für zweckmäßige und effektive Recherchen den Einsatz computergestützter Datenverarbeitung. Prinzipiell ist man dabei frei in der Wahl der zur Verfügung stehenden Systeme und Datenstrukturen, doch im Hinblick auf eine nachhaltige Datenverwaltung ist es dringend empfohlen, dabei die bereits verfügbaren Standards zu berücksichtigen. Für naturkundliche Sammlungen gibt es das ABCD-Datenmodell, das alle wichtigen Datenbankfelder und ihre (hierarchische) Verknüpfung vorgibt und das wesentlich mehr Informationen aufnehmen kann, als was auf den Präparateetiketten steht. ABCD wurde und wird von einem internationalen Gremium von Biodiversitätsinformatikern und Sammlungsspezialisten entwickelt und ist inzwischen international an den großen naturkundlichen Forschungssammlungen und Museen als Datenstandard berücksichtigt. ABCD ist sehr umfangreich und je nach Anforderungen können auch weniger komplexe Datenmodelle verwendet werden, wie z.B. "Darwin Core", der als Minimalstandard z.B. von GBIF verwendet wird. Die Nutzung einheitlicher Datenstrukturen hat den großen Vorteil der Datenkompatibilität, d.h. Informationen können mit wenig Aufwand in andere Systeme übertragen oder zusammengeführt werden.

Datenbanken/Software

Wenn die vorigen Datenstandards eingehalten werden, ist man relativ frei in der Verwendung von Datenbankprogrammen und entsprechender Software zur Datenverwaltung. Je nach Ansprüchen, Arbeitsumgebung und persönlichen Vorlieben/programmiertechnischen Fähigkeiten können flache Tabellen ebenso wie frei verfügbare oder kommerziell angebotene Datenbanksoftware eingesetzt werden. So ist an den naturkundlichen Sammlungen und Museen in Deutschland eine Reihe von leistungsfähigen Informationssystemen in Verwendung wie Specify, SYSTAX, Aquila, Jacq oder Diversity Workbench, ebenso wie lokal verwendete, meist selbstgestrickte "Klein"-Lösungen als Arbeitsdatenbanken der Wissenschaftler und Sammlungsmanager bis hin zu einfachen Excel-Tabellen.

Auch für die Bildverwaltung bieten sich verschiedene Systeme an, je nach Anforderungen. Die oben genannten Informationssysteme können auch Bilder verwalten, doch ist bei großen Bildmengen auch der Einsatz professioneller Bildverwaltungssoftware interessant. Teilweise werden Bilder auch unter Nutzung der editierbaren EXIF-Felder für Suchabfragen mit dem gewöhnlichen Datei- und Ordnersystem des Betriebssystems verwaltet.